Die Herausforderung

Die britische Anwaltskanzlei Stone King ist in den letzten Jahren schnell gewachsen und hat Büros in Leeds und Birmingham eröffnet, um ihr bestehendes Netzwerk in London, Cambridge und ihren zwei Büros in Bath zu ergänzen.

Obwohl bereits ein Videokonferenzsystem als Teil seiner Telekommunikationsinfrastruktur vorhanden war, wurden mit dem Wachstum von Stone King die Grenzen dieses Systems immer offensichtlicher. Während Mitarbeiter mit Sitz in den Büros in Bath und London Anrufe tätigen und drei bis vier verschiedene Teilnehmer einladen konnten, waren Mitarbeiter an anderen Standorten - wie dem Büro in Cambridge - dazu nicht in der Lage. Diese fehlende Flexibilität beeinträchtigte die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen und erhöhte zudem die Kosten für Reisen und Unterbringung.

Tim Roche, IT-Leiter von Stone King, erläuterte die Auswirkungen des alten Videokonferenzsystems auf die Fähigkeit des Unternehmens, mit externen Teilnehmern zu kommunizieren: “Als Anwaltskanzlei müssen wir oft Videokonferenzen intern, zwischen nationalen Teams, mit externen Vertretern und gelegentlich mit Kunden organisieren. Mit unserem bestehenden Videokonferenzsystem war es jedoch äußerst schwierig, externe Teilnehmer einzubinden und oft wurde ein Teil des Meetings damit verbracht, jedem zu helfen, dem Anruf beizutreten. Es war klar, dass das System am Ende seiner Nutzungsdauer angelangt war und wir einen Ersatz brauchten, der einfacher zu verwenden war und uns mehr Flexibilität in unserer Kommunikation ermöglichte.”

Die Lösung

Nach einer Analyse des vorhandenen Videokonferenzsystems kam Stone King zu dem Schluss, dass es kosteneffizienter wäre, die Cloud-basierte Videokonferenzplattform von StarLeaf zu implementieren, anstatt das bestehende System weiter zu unterstützen und zu aktualisieren.

Tim Roche erklärt: “Es war klar, dass unser bestehendes System uns nicht die Plattform für Zusammenarbeit und Flexibilität bot, die wir benötigten. Als wir begannen, Videolösungen für die Zusammenarbeit zu elaborieren, wollten wir zunächst unser bestehendes System aktualisieren. Als wir jedoch dem Team von StarLeaf vorgestellt wurden, sahen wir, dass wir ein wesentlich fortschrittlicheres Videokonferenzsystem mit besserer Funktionalität bei weniger Kosten haben könnten, als für die weitere Nutzung des bestehenden Cisco Systems anfallen würde.”

Die Videokonferenzlösung von StarLeaf wurde im gesamten Unternehmen von Stone King implementiert und ermöglicht es jedem Mitarbeiter, auf die Vorteile einer verbesserten Zusammenarbeit und Kommunikation zuzugreifen. Neben der Implementierung der Desktop-Plattform von StarLeaf im gesamten Unternehmen, wurden StarLeaf GT Mini 3330 in den Konferenzräumen eingesetzt, um hochauflösende Sprach- und Videotelefonie mit einer sicheren, verschlüsselten Verbindung und einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche zu ermöglichen.

Jedes Büro von Stone King ist nun in der Lage, Videokonferenzen zu planen und zu organisieren und bei Bedarf können weitere Büros hinzugezogen werden – im Gegensatz zum vorherigen, restriktiveren System. StarLeafs Lösung hat es auch den Mitarbeitern erleichtert mit externen Teilnehmern zu kommunizieren, da sie – unabhängig vom verwendeten Videokonferenz-Client – an Konferenzgesprächen teilnehmen können, die von StarLeaf gehostet werden.

Das Ergebnis

“Stone King ist stolz auf seine Geschichte, die bis ins Jahr 1785 zurückreicht, aber wir begrüßen auch die Arbeitsweise der Zukunft und nutzen Technologien, um unseren Partnern und Mitarbeitern zu helfen, so zu arbeiten, wie sie wollen. Wie viele moderne Unternehmen führen wir eine flexiblere Arbeitspolitik mit einem agilen Ansatz für die Büroarbeit ein. Durch die Kombination von Hotdesks, IT-Fernzugriffssystemen und der Möglichkeit, über den StarLeaf-Desktop-Client eine Verbindung zu Besprechungen herzustellen, können wir unsere Mitarbeiter zum ersten Mal von zu Hause, im Büro eines Kunden oder sogar in einem Café den kompletten Zugang zu den Kommunikationssystemen ermöglichen, die wir in unseren Büros haben”, erklärt Roche.

Durch die Flexibilität des StarLeaf-Videokonferenzsystems konnte Stone King erhebliche finanzielle Einsparungen erzielen. Da Mitarbeiter, die Videokonferenzen von jedem Büro oder Standort aus einrichten und koordinieren können, wurden die Reisekosten um 10% reduziert.

Partner müssen für interne Meetings nicht mehr durch das Land reisen, da jedes Büro von Stone King nahtlos über StarLeaf miteinander verbunden ist. Da das gesamte Unternehmen StarLeaf nutzt und die Kosten für den Betrieb des Systems niedrig sind, schätzt Stone King, dass nur drei Monate dauern wird, bis sich eine Investition bezahlt macht.

Roches Resümee: “StarLeaf hat wirklich dazu beigetragen, den IT-Betrieb unseres Unternehmens zu modernisieren. Wir haben nicht nur eine viel bessere Funktionalität mit dem StarLeaf-System, die Benutzererfahrung ist auch deutlich verbessert. Zuvor wurde das IT-Team oft in Konferenzräume gerufen, um ein Problem zu beheben oder um einen Anruf zu erhalten. Jetzt können Mitarbeiter mit StarLeaf den GT Mini 3330 verwenden, um sich mit dem Anruf zu verbinden und mit einem Minimum an Aufwand zu beginnen. Das Videokonferenzsystem von StarLeaf hat uns dabei geholfen, effizienter als ein Unternehmen zu agieren, mehr Mobilität und Flexibilität zu erreichen und effektiver mit unseren Kollegen im ganzen Land zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.”