Intégrer la visioconférence au sein d’une entreprise est rapidement devenu essentiel. Néanmoins, les systèmes de visioconférence professionnels peuvent devenir très chers. C’est pourquoi il est recommandé de se posser les bonnes questions avant de se lancer précipitemment dans la recherche d’un fabricant ou d’un distributeur de solutions de conférences vidéo.

Ces questions devraient vous permettre de réduire la liste de solutions de visioconférence disponibles pour n’avoir que celles les plus adaptées à votre entreprise. Dans tous les cas, il faut s’assurer qu’à la fois la direction et le service informatique soit consultés avant la prise de décision.

Il y a trois grands domaines que vous devriez prendre en considération lors de votre réflexion :

  • Les exigences commerciales : soit les buts à atteindre ou les processus à faciliter grâce aux communications vidéo.
  • Les exigences fonctionnelles : c’est à dire spécifier le nombre et les types d’utilisateurs ainsi que les détails quant à leur utilisation potentielle de la visioconférence dans toute l’entreprise.
  • Et enfin les exigences techniques : cela inclut toute les limitations que vous pourriez avoir en incluant l’espace, les systèmes déjà en place et votre bande passante. Encore une fois, il est important d’inclure l’équipe IT dans votre réflexion sur ce domaine. Ensuite seulement vous pouvez vous poser ces questions :
  1. Quel but mon entreprise cherche à atteindre avec une solution de visioconférence professionnelle ?

Cette question est sûrement la plus importante de toute car la réponse vous donnera également une idée de l’ampleur du projet qui sera à mener si vous choisissez effectivement une solution de visioconférence. Suivant la nature de votre entreprise, il vous faudra peut-être également prendre en compte vos processus en interne par départements, la disparité de vos équipes sur le territoire et dans le cas échéant, la liste des équipements vidéo existants.

  1. Quel est votre budget ?

Votre budget doit être déterminé par la valeur qu’apportera la solution à vos opérations. Mais le plus intéressant concernant le calcul du budget reste la prise en compte des coûts réduits et de l’amélioration de la productivité (frais de déplacements réduits, intégration des intervenants extérieurs aux réunions internes, télétravailleurs engagés, échange d’informations instantané, connexion entre les équipes sur le terrain et le management, etc…).

  1. Combien d’utilisateurs votre système de conférences vidéo devra-t-il supporter ?

Savoir combien d’utilisateurs aura cette solution dans votre entreprise vous aidera avec des questions telles que la bande passante ou au niveau de l’achat de licenses. Par ailleurs, avoir une idée de votre future croissance et du nombre à venir de ressources est tout aussi important.

  1. Où est-ce que vos utilisateurs seront-ils basés ?

Vos utilisateurs travailleront-ils depuis leurs bureaux, en déplacement ou bien depuis chez eux ? Vous voudrez également aligner votre stratégie de bring-your-own-device (BYOD) avec cette solution pour rendre plus simple son utilisation par les télétravailleurs et vos équipes en déplacement. Au sein de votre structure, il faudra aussi prendre en considération les salles de réunion que vous souhaiteriez voir transformées en salles de réunion 2.0, intégrant appels et conférences vidéo.

  1. Avez-vous une ressource IT suffisante ou devez-vous sous-traiter ?

La plupart des fabricants ou vendeurs devraient être capables de vous offrir un support technique, bien que cela puisse inclure des frais supplémentaires. Si vous êtes assez chanceux pour avoir votre propre équipe IT dédiée à ce projet, alors assurez-vous seulement à ce qu’elle se familiarise avec la solution.

  1. Une solution de visioconférence cloud ou locale ?

Il ne s’agit pas seulement d’applications ou de stockage de données. Il est maintenant possible de se débarasser de ses infrastructures réseau tout en possédant un service de visioconférence grâce à sa “cloudification”. Cette option est de loin plus évolutive et abordable. Les cas où les entreprise préfèrent une solution locale sont peu nombreux (car déployées derrière les pare-feu). Parlez-en à votre équipe IT pour en connaître les avantages et inconvénients.

StarLeaf possède une gamme complète de services cloud et systèmes de visioconférence pour salles de réunion, postes de travail et équipements mobiles. La célèbre marque de chaussure Dr.Martens s’est posée ces mêmes questions, découvrez ce qu’elle a choisi de faire ici.

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